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打破部门壁垒 真正实现协同办公

作者:王蔡琳 来源:达州水务集团 浏览次数:0 更新日期:2018-12-18 16:39:49

  近段时间来,公司里最热门的话题恐怕就是“新营销系统上线”。为了适应企业发展的需要,促进公司经营业务智能化管理,经过一系列的筹备,集团公司于今年9月正式上线“新营销系统”。这个系统最大的特点在于热线受理用户来电,将用户咨询(如报修、水质、表组、管网等问题)下派业务工单至各分公司各具体科室,经营管理者可及时通过电脑端和平板接单,并下派至个人手机PDA端迅速处理,日常业务流程也可通过派单下达任务,从而实现实时移动办公和业务进度流程监管。
  现新系统运行已三个月,根据工作安排,企管部集中走访了四个分公司,通过与分公司核心科室交流,收集了不少关于新营销系统的问题和意见。除去流程上的设置和系统稳定性的问题,给我的主要感受在于,大家还未普遍掌握、适应新系统,希望技术人员在流程设置上更偏向于实际操作。另外一个感受是,部门在业务流程中协作不强,未能积极发挥自身职责,因而新系统的优势不能完全体现。
  我相信集团公司必是通过多方考虑和比较最终选择了这套新系统,业务流程的每一个环节设置都有其意义和特定作用。我可以理解同事们习惯使用旧系统,还需要时间接受新系统带来的变化。但我们不能一味地抱怨新系统的问题,应主动改变工作方式,努力掌握并适应新系统。经营管理者可与职工一起共同学习新系统的操作方式,一起总结学习经验,彼此多一点鼓励,增添一份信心,使新系统更快地在公司落地。
  新系统里的任何一个业务流程,都牵涉了多个部门,为提高业务办结效率,部门间应加强沟通协调,促进业务流程有效地进行。而不是埋怨其他部门的懈怠,或将事情推卸到其他部门。企业组织建设中形成的部门有其特定职责和分工,这样的设置本本是为了责权分明、有效管理、自上而下地传达更加顺畅。如果只看到自己部门的效益与绩效,防守思想和防守意识过强,形成部门壁垒,则不利于部门间的协作,我们不得不花很多时间在内部协调、扯皮上,敷衍甚至不合作。部门间缺乏主动沟通,流程不畅,效率低下,将导致企业内部的资源和技术不能被最大化利用,这本身就是一种资源浪费。长此以往,内部壁垒对于外部的反应速度降低,从而降低企业的效率,效率的下降就是效益的损失,效益的损失会直接给企业带来发展和生存的问题。
  新营销系统已正式运行,我们应以这套系统为中心建立相应的激励机制,打破部门间的围墙,使部门竞争变为部门合作,促使利益最大化。同时,鼓励在经营工作中培育一种分享氛围,通过业务经验、信息、技术分享,加深部门间的了解和信任,逐渐融化部门壁垒。
 
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