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OA系统高阶操作手册

——制作模板及相应流程

作者:牟彦儒 来源:达州水务集团 浏览次数:0 更新日期:2013-12-05 11:51:26

  1、表单制作
  •   主要功能:制作表单单据、定义关联关系、定义查询统计,修改表单所属人等操作。其中查询统计的定义,该操作可以在新建表单的时候同时进行,也可以以后单独进行设置。
  •   操作说明:表单管理员点击一级菜单【表单应用】下【表单制作】,进入新建的操作界面。
\
  •   新建表单
  •   主要功能:制作表单单据、定义关联关系。
  •   单据制作使用键
  \【清空】清空已建立好的表单
  \【打开本机的表单样式文件(HTML格式)】调用本机已建立好的HTML格式文件
  \【保存】保存表单到本机
  \【查找】查找含所输入文字的表单
  \【打印】打印表单
  \【剪切】剪切所选的表单或文字
  \【拷贝】拷贝所选的表单或文字
  \【粘贴】粘贴
  \【插入链接】插入网络链接
  \【插入图片】插入本地或网络图片
  \【插入表格】确定表单的行列,可以拖动鼠标框出表单轮廓,也可以输入表单行列数按确定键,出现表格。
  \【插入分割线】插入分割线
  \【插入百分比】插入表格的百分比,以调节表格百分比
  \【帮助】调用表单设计说明
  \【正文】插入表格的正文,标题等
  \【字体】选择字体
  \【字号】选择字号
  \【设置文本颜色】设置输入文本的颜色
  \【设置背景颜色】设置背景的颜色
  \【加粗】加粗字体
  \【倾斜】使字体变为斜体
  \【下划线】插入下划线
  \【左对齐】使文本左对齐
  \【居中】使文本居中
  \【两端对齐】使文本两端对齐
  \【插入输入框】输入框,在表单中需要用户填写的地方,可以采用“输入框”进行定义,输入框可作为字符型(姓名、事由等),数字型(金额、计数),日期型数据的输入框。
  \【插入复选框】插入复选框
  \【插入选择框】多文本输入框,应用于多文字的输入。可作为说明、备注等大段文本数据的输入框。
  \【插入重复项表格】使用重复项输入定义, 选择输入列数,形成表单。重复项输入,在应用表单中多数明细项目可能是重复的,例如报销单中的明细项等,可以选择采用“重复项”,定义一行,在应用时自行增加行数。
  \【插入重复项字段】插入重复项字段
  \【查看表达式】查看表单中的表达式,方便用户了解表单中的数据之间的计算公式
  \【插入签章区域】插入一个空白区域,用于表单签章。
  •   单元格属性设置:
  【表单操作】点击鼠标右键,单元格属性设置
\\\
  【名称】输入单元格的名称
  【类型】单元格的数据类型。
  1)数字型表示只允许输入数字
  2)日期型提供日期选择
  3)字符型允许输入任意文字
  4)日期时间型采用24小时制表示
  5)流水号型由系统自动产生表单流水号
  6)关联表单:从在【设置关联信息】中设置好的表单模板中选择
  7)关联基础信息:从在【设置关联信息】中设置好的基础信息中选择。详细说明见后述
\
  8)元格自动录入:是指单元格的内容,根据关联的信息,将通过关联自动显示在本单元格中。详细说明见后述
  【运算式】当一个单元格的数据是通过某些数据计算得来的,在这个进行计算公式的建立,一旦建立计算关系,在用户使用式自动计算。
  【默认值】单元格输入时的默认值。
  【不能为空】表示改数据输入项不能空
  【大写】把数字性的数据以大写形式展示。
  【宽度】设置输入框的宽度。
  【高度】设置输入框的高度。
  【边框颜色】选择输入框边框颜色。
  【背景色】选择输入框背景颜色。
  【ID】每个单元格固定的标识。
  【字体大小】设置单元格字体大小。
  【字体】选择单元格输入字体。
  【字体颜色】选择输入单元格字体颜色。
  【加粗】选择字体加粗显示。
  •   系统内制作表单
  填写表单名称:首先输入表单标题,定义表单行列轮廓
  定义行列:根据纸制表单的样式, 依据表单的列数最多的定义表单列, 选择按钮 \ 确定表单的行列, 可以拖动鼠标框出表单轮廓, 也可以输入表单行列数按确定键, 出现表单
 \
  合并行列:单击鼠标左键,出现表单操作,选择合并单元格,将光标所在位置的表格和后续单元表格合并。
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  对于单据中的明细项,我们建议使用重复项功能,重复项功能支持文本框、选择框、复选框、文本域。 选择 \, 输入列数,形成表单。只需要设置一次,在实际使用时可以自动增加行数。
  \
  填写表格项,定义每一个表格的填写属性,单击鼠标左键,出现表单操作,选择属性,设置实际操作填写形式。
  表单完成
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  • 系统外部表单导入导出的报表
  在实际使用中用户可能已经用外部HTML编辑工具(如FrontPage、DreamWeaver等)绘制好的表单样式, 系统提供导入功能,将以表单样式导入到协同管理表单视图编辑器中;或是直接通过word制作样式拷贝到表单编辑区。然后选择相应的表单数据项,托拽到表单中的相应位置,调整好位置后,保存。同时也提供编辑器中已有的表单保存到本地硬盘的功能,保存表单的格式,数据项以及其属性可以一同保存。
  点击图标“\ ”,出现文件选择框,用户可以选择要导入的表单的文件。
  \
图-导入表单
  选定文件,按“确定”键,在表单编辑中出现表单样式,输入表单名称,按“保存”保存,然后在进行表单编辑。这里需要注意一点,如果表单中原来包含了枚举项的及进行了关联设置,需要将枚举项的单元格重新定义。原关联关系也会自动清除。
  \
图-枚举项的单元格和关联关系需重新定义提示
  同时也可以将一个设计好的表单,保存在本机硬盘中,按图标\ ,出现文件保存对话框,输入名称,进行保存。
  \
图-表单保存在本机
  •   利用word快速建立表
  对于习惯使用word的用户,我们推荐一种快速建立表单的方法:
  第一步:利用word编辑表单样式:在word中制作表单样式
  \
图-word制作表单
  第二步:将表格复制到表单编辑区
  \
图-word表单拷贝到编辑区
 2、模板制作

  •   主要功能:指定表单单据,进行使用流程及授权设置。可设置表单模板或无流程模板。(说明:需要购买“业务生成器”插件后,才能使用建立无流程模板功能)
  •   操作说明:表单管理员点击一级菜单【表单应用】下【模板制作】,进入新建的操作界面。
  •   新建表单模板
  •   操作说明 —— 建立表单模板
  第一步: 点击“新建模板”,填写完标题,点击“表单”, 将系统所设置的表单模板一一显示,用户可以根据需要选择协同中所要填写的表单,双击表单名称,确定表单
  \
图-表单模板
  第二步: 建立流,表单根据实际应用建立流程模板,实现流程并发、串发、多层。
  \
图-选人对话框
  第三步:根据需要,插入附件,一个表单模板可以插入多个附件,但每个附件的大小不能超过51M。
  第四步:进行授权,模板必须授权,只有被授权用户才能调用模板。可以同时授权给具体的人员、一个或多个部门、职务、岗位、组等。
  第五步:设置表单模板的督办人员。表单模板的督办人员可对调用此表单模板的流程进行督办,并在流程出现超期的情况下替换超期的节点,以保证流程可以正常的流转。
  第六步:设置分支流程,按应用配置分支流程。 针对流程图上节点信息,对有下一处理节点的在流程线上,当鼠标滑过时,流程线变为橙色,形状变为手形,当点击时,弹出菜单项;
  【自动条件】支持五种对部门、组、职务级别、岗位、发起者部门五种类型条件设置。
  【自动表单条件】是表单所特有的,针对表单内的单元格设置条件。
  【上一节点手工选择】指由处理节点决定是否选择此分支。
  【是否为强制分支】勾选上表示只有系统判断满足条件时才能选择此分支。
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图-设置分支条件
  第七步:根据每个流程的步骤,进行每个节点属性的修改。
  【节点权限】选择节点权限。
  【节点要求】设置某一节点的处理时间要求。
  【匹配范围】在针对岗位、职级及某些角色时匹配是从本部门选择匹配还是全单位中选择匹配。
  【单元格权限】单元格表单的单元格的编辑和浏览的权限,发起人系统默认对表单是编辑状态,其他默认浏览状态,用户可根据实际情况做修改。
  【执行模式】
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  第八步: 根据实际情况选择“重要程度”, 设定是否进行跟踪,建立预归档。
  第九步:点击保存按钮,保存后,被授权使用的用户将可以在创建协同时调用该模板。
  •   操作说明—设置任务触发
  设置任务触发:设置触发条件,设置消息提醒和指定触发对象。当条件时,将触发消息。
  第一步:点击“流程”页面下的【任务触发】
  第二步:设置触发条件。如下图所示:
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  第三步:设置要发送的消息内容。消息内容中可以包含单元格数据,选择单元格即可。如下图所示。
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  第四步:选择要触发的流程。
  1)若没有选择触发流程:则条件满足后,给触发对象发送纯消息提醒,用户可在系统右下角收到消息,该消息不可点击穿透。
  2)若选择了触发流程且触发条件无时间条件,则条件满足后,给触发对象发送消息提醒,用户可在系统右下角收到消息,点击该消息进入新流程新建页面。
  3)若选择了触发流程且触发条件有时间条件,则条件满足后,给触发对象发送消息提醒,提醒用户该消息进入其日程事件,用户可在系统右下角收到消息,点击该消息进入对应的日程时间页面。当日程时间条件满足后,将再次给用户发送消息,用户可点击该消息进入新流程新建页面。
  第五步:选择触发对象。
  1)若设置了触发的流程,则触发对象必须在新流程的授权范围内,且授权对象能且只能为一个人。
  1)若没有设置触发流程,则触发对象从全员中选择,能且只能为一人。
 
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